IT-projektien seitsemän kuolemansyntiä

IT-projektien epäonnistumiselle löytyy helposti useampia syitä kuin projektien onnistumiselle. Tässä projektien seitsemän kuolemansyntiä.

Synnit:
  1. Johdon sitoutuminen projektiin on riittämätöntä. Projekti annetaan esim. IT -päällikön hoidettavaksi ilman riittävää taustatukea ja valmiutta muuttaa organisaatiota tai prosesseja.
     
  2. Painokerroin. Perinteisissä, hierarkkisissa organisaatioissa, on jokaisella työntekijällä oma painokertoimensa. Painokerroin syntyy ammattitaidon, karisman sekä aseman yhteenlaskettuna lopputuloksena. Tästä johtuen yrityksen omistaja-toimitusjohtajan painokerroin on valtava verrattuna IT-päällikön painokertoimeen. Mikäli projekti halutaan saada nopeasti liikkeelle, voi toimitusjohtajalla olla halu sanella omia näkemyksiään projektin toteutuksesta, ja näin saada projekti raiteiltaan jo ennen varsinaista aloitusta, IT-päällikön tuntiessa kätensä sidotuiksi ylhäältä tulleilla "ohjeilla".
     
  3. Suunnittelun laiminlyönti. Väitän, että tämä on Suomessa yksi yleisimpiä epäonnistumisen syitä. Ajatellaan, että pelkällä hyvällä idealla kyllä pärjää. Tosiasia on se, että ennen varsinaista projektin aloitusta, sen tavoitteet on määriteltävä tarkoin, ja johdon on sitouduttava määriteltyihin tavoitteisiin sekä myös tavoitteiden ulkopuolelle jääviin asioihin. Tavoitemäärittelyn jälkeen tulee tehdä joko vaatimusmäärittely, käyttötapaussuunnitelma tai molemmat, projektista riippuen.
     
  4. Alibudjetointi. Projektiin budjetoidaan joko liian vähän rahaa, tai budjettia ei ole lainkaan määritelty projektin alussa. Niin klassikko!
     
  5. Ylibudjetointi. Niin uskomattomalta kuin se tuntuukin, projekti voi epäonnistua jos siihen varataan liikaa rahaa. Usein tällaisissa tapauksissa projektin osat tulee jaetuksi lukuisien eri ulkoisten toimijoiden tehtäväksi ja lopputulosta ei pystytä nivomaan yhteen.
     
  6. Projektiryhmä. Hyvin usein IT-projekteja aletaan suunnittelemaan yrityksen sisällä, ilman ulkopuolista konsulttia. Tässä on vaarana se, että projektiryhmän jäsenillä, tai jopa projektipäälliköllä, on muita työtehtäviä ja projekti venyy. Ulkopuolinen hankepäällikkö tai -johtaja voi paremmin pystyä pitämään langat käsissään ja siten varmistaa projektin pysymisen tavoitteissaan. Ongelmaksi voi myös tulla projektiryhmän osaaminen. Hyvässä projektiryhmässä tekijöiden ammattitaito ei myöskään ole päällekkäistä, vaan se limittyy sopivasti, kattaen koko projektin tavoitealueen. Projektiryhmässä voi myös olla oman alansa huippuosaajia, jotka eivät kuitenkaan näe IT:n suomia kehitysmahdollisuuksia, ja näin ollen vaikuttavat projektin epäonnistumiseen.
     
  7. Kommunikaatio. Kun projektiin on päätetty ryhtyä, siitä pitää aktiivisesti kommunikoida koko organisaatiolle. Hyvin usein törmää tapauksiin, joissa kommunikointi on päätetty pitää mahdollisemman pienenä. Tällä melkolailla varmistetaan IT-projektin epäonnistuminen, kysymys on enää epäonnistumisen suuruudesta. Kun projektista kommunikoidaan, on syytä muistaa kommunikoida riittävän paljon. Kerro organisaatiolle aina "mitä?", "miksi?" ja "miten?". Edellä olevista kysymyksistä "mitä?" vastaa kysymykseen, mitä ollaan tekemässä ja mikä on sen tuottama arvo yrityksen asiakkaille. "Miksi?" vastaa kysymykseen, mikä on projektin tuottama arvo yritykselle ja sen työntekijöille itselleen. "Miten?" taas vastaa mm. kysymyksiin, mikä on kunkin työntekijän rooli projektissa tai organisaatiossa projektin valmistuttua, miten työntekijän on muutettava omaa tekemistään ja miten vaikkapa organisaation käsittelemä tieto muuttuu projektin seurauksena ja mitä se tarkoittaa yksittäisen työntekijän näkökulmasta.

Mistä on kyse? 

Kuten huomaat, kaikki yllämainitut synnit tulevat käytännössä tehdyksi jo projektin alussa. 

Panostamalla projektin alkuun ja huolehtimalla että projektilla on johtoryhmäsi vankkumaton tuki, realistinen budjetti, hyvä sekä kehityskykyinen - ja ennenkaikkea kehityshaluinen - projektiryhmä (halu + kyky = ammattitaito), jossa osaaminen on riittävää ja osaamisalueet limittyvät toisiinsa, ja vaatimalla riittävää kommunikaatiota sekä käyttämällä projektissa (etenkin sen alussa) järkevästi ulkopuolista konsultointia, on jo melko epätodennäköistä, että IT projektisi tulee epäonnistumaan.

PS: 
Kirjoittaja on liikkeenjohdon konsultti, jolla on yli kahdenkymmenen vuoden kokemus IT-johtamisesta sekä projektien menestyksekkäästä läpiviennistä. Jos kaipaat ulkopuolista näkökulmaa ja vankkumatonta osaamista projektiisi, ota yhteyttä »
© Ingman Salmu Consulting Oy, 2020
Kotisivut teki
SAKO