Uusi toteutusmalli PK-yritysten IT-projekteihin vähentää epäonnistumisia

Erilaisten tutkimusten mukaan n. 40% IT-projekteista epäonnistuu. Luku on suuri, ja kun muistetaan, että epäonnistumisen määrittely ei IT-projekteissa ole kovin helppoa, se voi todellisuudessa olla suurempikin. 

Näin ei tarvitse olla, ja onkin olemassa toimintamalli, jolla PK-yritysten IT-projektien onnistumismahdollisuus nousee huomattavasti, ja samalla paranee myös yrityksen tehokkuus ja kannattavuus. 

Miksi IT-projektit epäonnistuvat?

Iso osa projekteista epäonnistuu puutteellisen valmistelun vuoksi. Projektista ja toimintamallista riippuen IT-projekteissa kannattaa tehdä vaatimusmäärittely tai käyttötapaussuunnitelma, joissain tapauksissa molemmat. Näiden heikolle tasolle, tai jopa kokonaan tekemättä jättämiselle, olen yrittänyt miettiä syitä. Miksi oikaista projektin vaativimmassa kohdassa? 

Järjestelmien myyjät varmasti kantavat oman kortensa kekoon. Tärkeintä on saada oma ohjelmisto myytyä asiakkaalle, ja onhan siinä kaikki ominaisuudet mitä asiakas sanoo tarvitsevansa, ainakin jollain tasolla.

Olen keskustellut usean eri yritysjohtajan kanssa asiasta. Näissä keskusteluissa on aina tullut esiin samoja asioita: yrityksellä on järjestelmä (ERP, CRM tms.), mutta sitä ei kaikilta osin käytetä, tai sitä käytetään eri toimipisteissä eri tavalla, mikä vaikeuttaa esim. asiakastiedon analysointia, esimiehillä on vaikeuksia saada johdettaviaan toimimaan halutulla tavalla, prosessit ovat hankalia, eikä niihin löydy sopivaa järjestelmää, ja niin edelleen.

Lean

Mikäli et vielä ole kuullut Leanista, kannattaa siihen ehdottomasti tutustua, sillä se voi saattaa yrityksesi aivan uudelle tasolle.

Lean ajattelu on syntynyt japanilaisen autonvalmistaja Toyotan kehittämästa Toyota Production System -menetelmästä. Leanin “peruspalikoita” ovat mm. jatkuva kehitys (Kaizen) ja tuottamattoman tekemisen (Lean termein “hukan”) minimointi.

Uusi tapa tehdä IT-projekti

Miten tämä kaikki vaikuttaa IT-projektien onnistumiseen? Idea on yksinkertainen mutta toimiva: Ensin yrityksen prosessit virtaviivaistetaan Lean -menetelmin, IT asiantuntijan ollessa mukana prosessissa seuraajana. Kun prosessit on dokumentoitu, toimiviksi todettu, ja yhdessä sovittu otettavaksi käyttöön, IT-asiantuntija auttaa organisaatiota löytämään prosesseihin sopivan IT-ratkaisun.

Näin toteutetun projektin hinta voi paperilla aluksi tuntua hieman perinteistä IT-hanketta kalliimmalta, mutta tällä tavalla projektin onnistumisen todennäköisyys kasvaa merkittävästi, ja yritys saa käyttöönsä oikeasti tehokkaat prosessit joihin sen henkilöstö on sitoutunut.

Miksi näin ei ole tehty aikaisemmin?

Tutkimusyhtiö Gartnerin mukaan vuonna 2020 integraatiot muodostavat 50% järjestelmähankkeiden kustannuksista. Tämä johtuu siitä, että yritykset nykyään valitsevat parhaat ohjelmistot eri alueille, ja ne yhdistetään yhdeksi kokonaisuudeksi. Toisin sanoen, kun vielä vuonna 2010 kaikki yrityksen liiketoiminnot käyttivät, tai pakotettiin käyttämään, samaa toiminnanohjausjärjestelmää, nyt yrityksen eri toiminnoille valitaan toimivimmat vaihtoehdot, jotka sitten integroidaan keskenään. Näin on vihdoin mahdollisuus saavuttaa tilanne, jossa tietojärjestelmät oikeasti tukevat kaikkia liiketoiminnan osa-alueita.

Kari Salmu on liikeenjohdon konsultti, jolla on yli kahdenkymmenen vuoden kokemus vaativien IT-projektien läpiviennistä sekä liiketoimintalähtöisen IT:n johtamisesta ja kehittämisestä.